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その書類、捨てないで!いつまで保管すればいいの?

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思っていたより長い!保管期間

建設業の営業に関する書類の保管期間は10年と決められています。例えばこんなもの。

  • 完成図(竣工図)
  • 発注者との打ち合わせ記録
  • 施工体系図

それ以外の営業に関する帳簿は5年です。

一方、経理書類の保存期間は7年となってます。(※「会計帳簿及びその事業に関する重要な資料」と「計算書類及びその附属明細書」の保存期間は10年らしいです)

皆さん何となく「7年」の方が印象に残っているようで、「7年経ったから処分しちゃった」なんてことをお聞きしたりします。

 

10年分必要なことがあるのです!

建設業許可の要件である経営経験や、技術者としての経験を証明するときに、手元にある5年分や7年分の書類だけでは足りない場合もたくさんあります。特に技術者としての経験は10年必要なことが多いので、今からさかのぼっても10年前の書類が必要になります。

処分してしまっていた場合、「何とかなりますか?」とお尋ねいただきますが、これが何ともならないのです。

  • 復元したものを出すことは認められていません。
  • 当時の元請さんから証明をもらう方法も認められていません。

二度と復元出来ないものはかなり長めに取っておいて頂きたい!というのが、この業務に携わる行政書士みんなの願いでしょう(笑)

 

何を保存しておけばいいか

許可に関わる部分でいうと、具体的にはこんなものがあります。

  • 確定申告書
  • 注文書
  • 請求書控え
  • 通帳
  • 源泉徴収票(勤めていた時のもの)
  • 給与明細(勤めていた時のもの)

通帳は原本が無い場合、金融期間で取引履歴をもらうことができますが、これもずっとさかのぼって出せるわけではなく、10年以内のところが多いと思います。なので、最後頼るべきは手元にある原本!なのです。

確定申告書も個人事業のものは開示請求して写しをもらうことができますが、これも7年くらいしか税務署に保存されていません。

捨ててしまったがために証明が出来なくて許可が取れない・維持できない、というケースは非常にたくさんあります。建設業許可申請では、「10年以内のものしか使えない」というようなルールはなく、どんなに古いものでもOK。解散した会社のものだってOKです。取っておいてさえいただければ可能性が見えてきますので、可能な限り、捨てずに保管をお願いします。

 

証明書類さえ整えば、資格がなくても許可が取れる場合もたくさんあります。許可が取りたい建設会社様、お気軽にご相談ください。

 

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