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ちょっと役立つ申請書のファイリングの話

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今までに既に建設業許可を持っていたり、経審を受けていたりするお客様に新たに関与させていただくようになったとき、まず過去の副本をお預かりします。お客様ごとに書類の整理の仕方は様々です。

もちろんこれまでのやり方を踏襲していくのが基本ですが、お客様に特にこだわりが無い、あるいはもっと良い方法があればそれにしたい、ということであれば、一番わかりやすいと思われるファイリング方法をご案内しています。

 

なんで書類の整理が大事なのか?

第一に、訳が分からなくなるからです。シンプルなうちはどうファイリングしても分かるから良いのです。

しかし、変更が続いたり、業種追加したり、専技が変わったり、そのうち特定許可申請をしたり、その中に決算変更届や経審が入ってきたりすると、何がいつ起こって、どれが最終の状態なの?というのが分からなくなるのです。

時間かけても分かればよいのですが、時系列がめちゃくちゃになっていると最新の情報を見誤る可能性もあります。

第二に、現状が分かっていれば良いだけではない問題もあります。

神奈川県では申請や届出の際に、過去の申請書等を持っていく必要があります。持っていくのはその時点で有効な許可申請書と、それ以降の変更届(ざっくりした説明ですが)。となると、どれが最後の申請で、それ以降の変更届はどれ??となってしまうのです。

第三に、建設業許可申請書の中の一部の書類が、他の場面で必要になることがあります。弊所で関与させて頂いていればデータが全部あるので良いのですが、その時に「どれだ?どれだ?無い!」なんてことになってしまっては大変。

パッと見て分かりやすくしておくために、書類の整理がとても大切なのです。

 

今まで見てきたファイリング方法

A:【許可申請・決算変更届以外の変更届グループ】と【決算変更届グループ】に分けているもの。

→たぶんこれが最も多いと思います。ファイルは2冊に分かれています。何がどちらにあるか分かる点は良いのですが、そもそも2冊に別れてしまうことがちょっと残念です。

B:Aの方法にプラスして、決算変更届は年度ごとに1冊作るパターン。

→決算書みたいに毎年1冊ずつ増えていくので、すぐになかなかのボリュームになります。1回ずつファイルにまとまるのはキレイですが、スペースを取るのが気になります。

 

ブリジアスではこんなファイリングをしています

完全に時系列で、古いものからファイルに綴じていきます。申請も決算変更届も経審も一冊にまとめています。

新規で許可を取って3回決算変更届を行った会社様はこんな感じに。

 

申請や変更が多い経審会社様はこんな感じに。

 

私たちは一度に多くの会社様の申請に行くことが多いので、このファイルの中から必要な提示書類を抜いて持っていくようにしています。

 

ちなみにデータ管理はこうしています

ファイリングされた、印刷されたものは、基準を決めて廃棄しています。(保管スペースに限りがあるのと、朱印のあるものが無いため)

スキャンデータは100%残しています。これでいざとなったときにいつでも出力することができますし、お客様から「うちの専技証明書送って欲しいんですが!」といった急ぎのご連絡の時に、パパーっとデータで送ることが可能です。

データは、お客様フォルダの中に、業務ごとのフォルダを作っています。

株式会社●●
 →2016.5建設新規
 →2017.5決算変更届
 →2018.5決算変更届
 →2019.1業種追加
 →2019.3変更届(資本金)
 →2019.5決算変更届

みたいな感じです。この中に副本とか作成にあたり使った資料などが入っています。

 

ベストな方法を模索!

色々やってきて、上のやり方が一応今のところのベストです。今後、許可申請の実務も電子申請に変わっていけば、また違うやり方がベストになるかもしれません。

ただ、冒頭に書いた理由の通り、整理して内容を把握しておくこと、いざとなったら取り出せることが大切です。いまいち確立していない方に、ご参考になれば幸いです。

 

ブリジアスは、建設業許可・経審業務を専門としています。お気軽にご相談ください。

 

 

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